PROBLÈMES ET QUESTIONS D'ORDRE GÉNÉRAL

Un certain nombre de questions ont fait surface lors de l'examen. Les questions portant sur l'accès à l'information, le financement, le service, le soutien et la prise de responsabilités étaient fréquemment identifiées dans les sondages, dans les réponses des associations, lors des tables rondes et par les membres du Comité consultatif des bibliothèques. La question la plus importante qu'il reste à résoudre est de savoir si la structure actuelle du programme est la façon la plus efficace d'assurer l'accès aux publications officielles dans les années à venir. La nécessité d'une évaluation de la nature et du rôle du programme de dépôt est étroitement reliée à cette dernière question. Toute structure proposée pour le SPD nécessitera un ensemble d'objectifs clairement définis et devra être politiquement, financièrement et techniquement réalisable.

Le SPD a une identité ambiguë en ce sens qu'il poursuit plusieurs objectifs fréquemment oubliés mais néanmoins coûteux. Par exemple, le programme fournit traditionnellement aux députés et aux sénateurs deux exemplaires de tous les documents disponibles par l'entremise du programme. De même, le programme répond aux besoins d'information du gouvernement fédéral par le truchement des bibliothèques centrales des ministères. Les bibliothèques d'ambassades, les bureaux de recherche des principaux partis politiques et les bibliothèques des médias bénéficient également du programme. De plus, l'inclusion de dépositaires étrangers est fréquemment reliée aux programmes d'échange desquels le Canada retire des bénéfices directs. Par exemple, les documents de la Bibliothèque du Congrès (BC) reçus en échange valent au moins deux fois plus cher que les publications du gouvernement canadien envoyées à la BC. Les coûts et la portée réels de ces activités d'information sont méconnus et leur financement est inadéquat.

Par ailleurs, l'idée répandue que le SPD est un programme offert en prime complique ses problèmes de financement. Il est nécessaire d'expliquer clairement la valeur véritable du programme, les coûts pour les bibliothèques participantes et les bénéfices et les économies réalisés par le gouvernement. Les documentalistes estiment que les coûts pour traiter, mettre sur les rayons et donner accès à une publication sont deux fois plus élevés que le coût de l'acquérir. La composante de la valeur ajoutée qu'apportent les bibliothécaires doit être sérieusement prise en considération dans l'équation servant à calculer le financement. De même, les corps de financement devraient considérer les coûts réels que représenterait le fait de fournir un autre moyen d'informer la population et d'informer le gouvernement lui-même.

Une des difficultés rencontrées dans l'évaluation des coûts des composantes du programme est d'obtenir des statistiques exactes sur les coûts et l'utilisation du programme selon le type de dépositaire. Le processus d'obtention des rapports était manuellement intensif et lourd. La capacité de produire des rapports sur l'utilisation du programme par type de dépositaire serait un ajout des plus utiles aux systèmes de gestion de l'information du CEGC.

Contrairement à l'opinion qu'il s'agit d'un programme accessoire, le SPD constitue une association active, engagée, rentable et efficace entre les bibliothèques, les ministères et le CEGC dont le but est d'assurer que l'information du gouvernement atteint le public.

Un des problèmes majeurs que rencontrent les bibliothèques responsables de la documentation officielle est la difficulté de localiser la documentation «de la zone grise» que produisent les corps fédéraux. Il est fortement souhaitable que le SPD inclue des produits d'information provenant de tous les organismes fédéraux figurant aux Annexes I et II de la Loi sur l'administration financière (FAA) ainsi que des directions générales désignées comme ministères pour les besoins de la présente loi.

Recommandations

• (1) Les rôles et responsabilités revenant au SPD, aux ministères et aux bibliothèques participantes devraient être clairement définis et exprimés.

• (2) La définition des objectifs devraient faire apparaître clairement que le programme met l'information officielle à la disposition du public, qu'il maintient une présence fédérale dans tout le pays et une présence canadienne à l'étranger et qu'il répond aux besoins de recherche.

• (3) Le SPD devrait systématiquement améliorer et faciliter l'accès aux publications officielles d'intérêt pour les milieux de l'information et leurs usagers en assurant activement la participation de tous les ministères et organismes fédéraux énumérés dans la Loi sur l'administration financière.

• (4) Le SPD devrait intensifier ses efforts afin de s'assurer que les ministères utilisent le programme de dépôt en tout temps pour la distribution auprès des bibliothèques dans le but de minimiser la reproduction coûteuse et la réception de documents non désirés. Tous les organismes fédéraux devraient fournir de l'information sur toutes leurs publications pour informer la collectivité de leur existence.

• (5) Le SPD devrait s'assurer que des cours d'orientation concernant le programme et sa fonction d'accès est mise à la disposition des gestionnaires supérieurs et des employés affectés aux services d'information dans la fonction publique.

• (6) En plus de la structure existante des dépôts universels et sélectifs, il faudrait mettre au point de nouveaux mécanismes pour traiter les exigences pour conserver les collections de recherche, assurer l'accès à ces collections dans les petites localités, fournir un service à l'intention des personnes incapables de se servir des imprimés traditionnels et offrir un réseau visant à mettre les fiches électroniques coûteuses à la disposition du public.

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