Rapport à l'intention d'Éditions et services de dépot (ÉSD) Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada Analyse des échanges réalisés sur le Forum Synthetron Mars 2009

Vers la fin de l’année 2008, Éditions et Services de dépôt (ÉSD) a mandaté The Halifax Group – qui travaille en collaboration avec Cindy Clegg Communications– pour réaliser une analyse de l’environnement de gestion de l’information d’ÉSD. L’analyse visait principalement à identifier des méthodes pour permettre à ÉSD de mieux répondre aux besoins changeants des citoyens en matière d’accès à l’information gouvernementale.

Sur le plan de la méthodologie, on a eu recours au système Synthetron. Il s’agit d’un forum en ligne qui a permis à des sujets de participer à un échange dirigé sous forme de table ronde virtuelle (TRV). Quatre thèmes ont été abordés dans le cadre de la TRV qui a eu lieu en mars 2009. Quarante-trois participants ont pris part à des séances distinctes en fonction de leur langue (anglais ou français). Ces séances ont été complétées par des entretiens téléphoniques réalisés auprès de sujets invités qui ne pouvaient pas participer aux discussions en ligne en grand groupe à cause d’un conflit d’horaire.

Les échanges réalisés par le biais du forum Synthetron se sont faits par écrit, en temps réel, dans la confidentialité. Les participants ont utilisé leur propre ordinateur pour communiquer. La personne qui a dirigé la discussion a invité les participants à échanger leurs points de vue les uns avec les autres. Grâce à un mécanisme simple de « click-and-score », les participants ont pu valider les énoncés des autres et, ensemble, filtrer les discussions Synthetron – qui sont les éléments les plus importants.

Les participants aux séances ont été sélectionnés en collaboration avec les cadres d’ÉSD. Parmi eux ont figuré des experts nord-américains dans le domaine de l’édition et d’Internet; des parties intéressées aux ÉSD; des spécialistes de l’édition, des bibliothèques et des spécialistes de la gestion de l’information/de la technologie de l’information (GI/TI) au sein de l’administration fédérale et un grand nombre de bibliothécaires des dépôts.

Le présent rapport sommaire présente une analyse préliminaire des résultats des séances et des entretiens connexes. En ce qui a trait à la présentation des résultats, il faut prendre note que nous avons utilisé le cadre d’examen stratégique dans son sens large comme principal point de référence. Ainsi, les résultats sont présentés en fonction de trois importants aspects:

Survol

Les séances réalisées par le biais du système Synthetron et les entretiens connexes ont essentiellement servi à valider certaines conclusions tirées au terme d’études et d’analyses réalisées antérieurement, notamment d’une étude réalisée par Decima (mars 2007), d’une autre menée par Créatec (novembre 2006, mars 2008) et d’une évaluation faite par la Direction générale de la vérification et de l’évaluation de TPSGC (mars 2008).

Les clients et les parties intéressées considèrent ÉSD comme un service central vital et très efficace, qui donne accès aux informations gouvernementales fédérales. Toutefois, ils continuent d’exprimer leur inquiétude à l’égard d’un point soulevé dans les études et les analyses mentionnées ci-dessus : ÉSD ne réussit pas à rassembler toutes les publications du gouvernement du Canada (GC) et à fournir un accès à toutes ces publications. Les clients et les parties intéressées trouvent aussi qu’on devrait faire plus d’efforts au chapitre de la sensibilisation et du marketing afin de mieux informer les citoyens au sujet des services offerts par ÉSD.

En plus d’appuyer certaines conclusions tirées antérieurement, les discussions réalisées par le biais du forum Synthetron et les entretiens connexes nous ont donné une idée plus claire et plus exhaustive des problèmes éprouvés par ÉSD ainsi que par la communauté de bibliothèques et les éditeurs du Canada. Parmi les principaux problèmes figurent les éléments-clés décrits ci-dessous.

Relation par rapport au rôle principal du gouvernement fédéral

On appuie fortement le rôle d’ÉSD

La majorité des participants aux séances réalisées par l’entremise du système Synthetron n’ont pas seulement exprimé leur appui à l’égard d’ÉSD, ils ont aussi félicité l’organisme de façon impromptue pour son travail et le niveau de services offerts au titre de principal organisme fédéral responsable de voir à ce que :

Les discussions et les entretiens ont révélé que les bibliothèques sont fortement en faveur du fait qu’il y ait un organisme central de coordination servant de bureau d’enregistrement et de point d’accès à toutes les publications gouvernementales imprimées et à celles en format électronique. Parmi les points qui ont suscité un accord assez généralisé de la part des participants, mentionnons les suivants :

Il faudrait faire en sorte de conserver l’expertise que l’on a au sein d’ÉSD.
Il faudrait fournir un point central aux bibliothèques pour les aider à accéder plus facilement aux informations en format numérique provenant d’autres ministères.
ÉSD devrait continuer d’agir pour le compte de tous les citoyens en rassemblant le matériel canadien publié, en étant le dépositaire de ce matériel et en le rendant facilement accessible.
Le rôle d’ÉSD concernant la mise en place d’un comité consultatif des bibliothèques est perçu comme étant très positif; de plus, le leadership déployé par Christine Leduc, directrice des Éditions et Services de dépôt, est très reconnu, et ses présentations sont très courues.
Au titre de bureau d’enregistrement central, ÉSD devrait contribuer à faire en sorte que les publications officielles soient reconnues à ce titre.
On devrait appuyer ÉSD dans son rôle de leader pour ce qui est de faire le lien avec d’autres ministères pour l’instauration de normes et la tenue de discussions au sujet des pratiques exemplaires.
On devrait formaliser le rôle informel que joue ÉSD au chapitre de l’archivage et aller de l’avant en visant le statut de « dépôt numérique fiable ».
On devrait investir davantage afin d’améliorer l’accès en ligne à l’information gouvernementale et de s’assurer que le programme d’ÉSD est vraiment complet et qu’il couvre l’ensemble du matériel produit par le gouvernement fédéral.
ÉSD doit clarifier son rôle en ce qui concerne l’accès à long terme à l’information gouvernementale en format numérique.

Possibilités de partenariat

Si les participants au forum Synthetron se sont prononcés fortement en faveur du rôle et des activités d’ÉSD, ils ont aussi souligné la nécessité de voir des améliorations au chapitre de la collaboration et des alliances afin qu’ÉSD soit plus efficace. Ils ont particulièrement souligné ce besoin en ce qui concerne les partenariats avec BAC. Les mesures spécifiques proposées peuvent se résumer aux aspects ci-dessous :

Collaborer avec BAC et travailler conjointement avec les ministères, les agences et les organismes afin d’offrir, de façon permanente, un accès aux archives gouvernementales publiées en ligne et de faire la promotion des publications du GC.
Étudier le modèle de la Bibliothèque nationale, selon lequel on maintient en ligne un dépôt permanent des publications du gouvernement du Québec.
Clarifier le rôle d’ÉSD et celui de BAC.
Trouver des façons d’améliorer l’accès au matériel archivé, car bon nombre de bibliothèques voudraient éviter les délais d’attente associés aux prêts entre bibliothèques.

Contribution au respect des priorités du gouvernement fédéral (mandat, discours du Trône, budget) et à l’atteinte du résultat stratégique auquel il se rapporte

À la base, ÉSD crée un lien particulièrement important entre le gouvernement du Canada et les citoyens en leur permettant d’accéder facilement et en temps opportun à l’information courante concernant les programmes et les services du GC. En cette période d’incertitude et de difficultés économiques, ce lien est encore plus important puisqu’ÉSD a une incidence directe sur la capacité des citoyens d’utiliser de multiples voies pour accéder à de l’information sur le discours du Trône (janvier 2009) ou sur le budget de 2009. Ainsi, les citoyens, les entreprises et les organismes peuvent avoir des renseignements à jour au sujet du Plan d’action économique du Canada en rapport avec des secteurs spécifiques reliés à des programmes et à des services comme l’assurance-emploi, le crédit d'impôt pour la rénovation domiciliaire et d’autres mesures semblables conçues pour aider les gens à mieux traverser la crise économique.

Actualisation des services et création d’une valeur ajoutée

Alors que les citoyens sont de plus en plus conscients de la valeur des informations gouvernementales fournies par les agences et les organismes tels que Service Canada au sujet de programmes et de services par le biais de différentes voies (ex. : site Web du Canada, numéro 1-800 O Canada, bureaux physiques), ils continuent aussi de se fier en bonne partie aux bibliothèques comme source d’information. Les bibliothèques, pour leur part, se tournent vers ÉSD pour accéder en un point unique à l’information que leurs clients recherchent, que ce soit en rapport avec le budget, avec une nouvelle initiative du GC ou encore avec d’autres sujets qui touchent la scène gouvernementale. Ainsi, ÉSD joue un rôle important pour ce qui est de sensibiliser les citoyens à l’égard des priorités du GC. Par rapport à ce rôle, les bibliothèques ont indiqué un certain nombre de mesures qui pourraient être prises par ÉSD, notamment les mesures ci-dessous

ÉSD devrait sensibiliser davantage l’ensemble des ministères, des agences et des organismes au sein de l’administration fédérale par rapport à la valeur de ses services et faire valoir les avantages que les publications gouvernementales soient disponibles dans les bibliothèques du Canada.
Sur son site Web, ÉSD devrait fournir plus d’information précisant comment on peut avoir accès aux publications gouvernementales.
L’entité devrait s’assurer que les informations gouvernementales qu’elle rend accessibles continueront d’être rendues disponibles sans frais, autant en version imprimée qu’en version électronique, et aussi dans d’autres formats pour ceux qui ne peuvent pas lire les imprimés. (Remarque : bon nombre de participants ont fortement appuyé la position selon laquelle avoir accès gratuitement à l’information gouvernementale constitue un droit pour tous les citoyens.)
ÉSD devrait consulter les éditeurs et les bibliothécaires pour s’informer au sujet des nouvelles technologies du Web et voir s’il existe des techniques plus efficaces pour fournir de l’information (ex. : applications Web 2.0 ou le réseautage social).
ÉSD devrait trouver de nouvelles façons de faire la promotion des publications gouvernementales – autant des publications courantes que des documents historiques – auprès des citoyens comme ressources pour la recherche et comme sources d’information au sujet des activités du gouvernement...
ÉSD devrait permettre au public de visualiser des documents électroniques sur son site Web et d’y avoir accès immédiatement (ex. Statistique Canada a bon nombre de fichiers auxquels le public peut accéder).
ÉSD devrait aussi mettre à jour son site Web pour le rendre plus attrayant. L’entité devrait notamment y ajouter de meilleures fonctions de recherche et de navigation en mettant l’accent sur le texte en clair, les logiciels universels et le taggage de mots clés.
ÉSD devrait tenir compte des aspects reliés à la stabilité de la technologie, à la facilité d’utilisation et à la disponibilité de l’information gouvernementale pour les utilisateurs potentiels.
L’entité devrait s’assurer que l’accès aux informations gouvernementales sera permanent et qu’il ne durera pas seulement deux ans.
Informer les bibliothèques et le public de l’existence d’une publication, en plus d’indiquer le lien vers l’article en question afin qu’on puisse en télécharger une copie, constitue le plus important rôle d’ÉSD.

Pertinence de satisfaire aux besoins des citoyens en tout temps

Travailler en partenariat avec les bibliothèques pour servir les citoyens

Les participants au forum Synthetron ont reconnu le rôle unique que joue ÉSD en fournissant un point d’accès central à l’information gouvernementale. Dans ce contexte, ils ont indiqué qu’ils font appel à ÉSD pour que l’entité fasse preuve de leadership et les aide à satisfaire aux demandes en matière d’information de bon nombre de clients.

Les bibliothèques ont indiqué un certain nombre de façons dont elles voudraient travailler avec ÉSD et un certain nombre de possibilités d’amélioration de la capacité d’ÉSD à servir les citoyens. Ces suggestions couvrent non seulement la collaboration directe, mais aussi des aspects comme les communications et le marketing. Voici quelques-uns des principaux points qui ont été mentionnés :

ÉSD devrait fournir un soutien ciblé aux bibliothèques de dépôt pour les aider à rester à l’affût des nouvelles publications du gouvernement du Canada, qu’elles soient en format papier ou électronique, et à y accéder.
ÉSD devrait faire plus d’efforts pour avoir accès aux documents électroniques des autres ministères et informer les bibliothèques au sujet de ces documents.
ÉSD devrait fournir des trousses d’information aux bibliothèques, qui donneraient des renseignements sur ÉSD et qui pourraient être utilisées pour faire des présentations aux étudiants dans les universités et à d’autres endroits.
ÉSD devrait faire en sorte que les bibliothèques puissent continuer de s’exprimer au sujet de la future forme que prendra le programme de dépôt à la lumière du virage important favorisant l’utilisation de documents électroniques et des problèmes d’espace auxquels bon nombre de bibliothèques font face.
ÉSD devrait explorer diverses méthodes de communication parmi celles déjà bien établies et aussi parmi les nouvelles méthodes afin de satisfaire aux besoins d’un public diversifié.
ÉSD devrait rassembler des documents électroniques, fournir un accès à ces documents (métadonnées et fonctions de recherche) et informer les bibliothèques de l’existence de ces documents.
Les bibliothèques aimeraient avoir de meilleures données bibliographiques et des données qui soient plus exhaustives. Par exemple, elles aimeraient pouvoir exporter des enregistrements provenant de catalogues lisibles par machine, directement dans leur réseau intégré.
ÉSD devrait évaluer la possibilité d’utiliser des fils RSS pour aviser les bibliothèques de la parution de nouvelles publications.
On préfère les fichiers PDF, sauf lorsque les documents ont été créés en format XHTML au départ. (Cependant, certains commentaires des participants laissaient transparaître des inquiétudes au sujet de la normalisation du site Web d’ÉSD et du virage de « PDF » vers XHTML.)
ÉSD devrait mettre au point un moteur de recherche central qui permettrait aux utilisateurs de trouver de l’information fiable au sujet des publications gouvernementales et, dans le cas des documents électroniques, qui leur fournirait un lien vers les documents repérés.
On a besoin de donner de la formation au personnel des bibliothèques en ce qui concerne l’accès des utilisateurs finaux aux publications électroniques et, dans l’ensemble, à la vaste gamme de ressources gouvernementales mises à la disposition du public.

Résumé

Les échanges qui ont eu lieu en mars 2009 par le biais du forum Synthetron au sujet de l’orientation et du rôle actuels et futurs d’ÉSD ont révélé que les clients d’ÉSD et les parties intéressées appuyaient fortement l’organisme.

Pourtant, sur les plans opérationnel et budgétaire, ÉSD fait continuellement face à des difficultés à cause de la grande dépendance des utilisateurs à l’égard de ses services qui souhaitent ardemment qu’on investisse davantage en GI/TI et dans le marketing, notamment, afin d’améliorer l’accès à l’information gouvernementale. Les utilisateurs ont un besoin soutenu d’accéder autant aux documents imprimés qu’aux publications électroniques, mais ils sont peu ou pas du tout enclins à accepter de payer des frais d’utilisation ou de service pour soutenir les améliorations dans les services.

Si on n’a pas évoqué de solutions immédiates pour qu’on puisse relever les défis mentionnés ci-dessus dans les échanges réalisés par le biais de Synthetron, en revanche, les discussions ont permis de faire ressortir le grand appui dont bénéficie ÉSD et le leadership positif que cette entité exerce. De plus, les clients et les parties intéressées semblent très motivés à poursuivre les échanges avec ÉSD et prêts à explorer les possibilités d’établissement de nouveaux partenariats et de nouveaux liens de collaboration. Ces facteurs représentent un fondement exceptionnellement solide sur lequel ÉSD pourra continuer de s’appuyer pour innover et travailler à mettre au point des solutions faisant appel à des méthodes rentables et novatrices qui permettront de répondre aux besoins des clients et à ceux des parties intéressées.

Rapport à l'intention d'Éditions et Services de Dépot (ÉSD), Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada

Analyse des échanges réalisés sur le Forum Synthetron, Mars 2009

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